Как исправить и повторно использовать заполненную справку в Справках БК

В Справках БК можно открыть сохранённый пакет, исправить нужные поля и сохранить результат. Начните с отдельной копии исходного XSB, затем выберите справку нужного человека, внесите правки и проверьте файл перед печатью. Для нового отчётного периода сначала сохраните прошлогодний пакет под другим именем. Уточнение уже поданных сведений требует отдельной проверки основания и срока. Ниже описаны действия для ветви 3.x.x; перенос данных и официальная подача решают разные задачи.

Как сохранить копию перед исправлением

Пакет документов объединяет справки одного заявителя за один отчётный период и сохраняется в одном файле XSB. Перед обычным редактированием рекомендуем оставить отдельную исходную копию, чтобы было с чем сверить результат.

1. Найдите нужный XSB и проверьте, за какой период он заполнен. Создайте отдельную копию файла, проверьте её имя и папку сохранения.
2. В стартовом окне нажмите «Открыть пакет документов» и выберите рабочий файл. Другой способ — выбрать нужный пакет из списка последних открытых пакетов.
3. Если появилось предупреждение об обновлении старого формата, сначала сохраните резервную копию исходника. Конвертация необратима. Нажимайте «Да», когда готовы продолжить редактирование с изменением формата.

В ветви 3.x.x пакет автоматически сохраняется раз в минуту. Автосохранение не заменяет исходную копию. Для обычного сохранения нажмите изображение дискеты в левом верхнем углу или выберите соответствующий пункт меню «Файл».

Не сохраняйте пакеты разных периодов под одним именем: так можно потерять прежние данные. Подробный порядок резервного копирования и переноса XSB разобран отдельно.

Изменение полей уже созданной справки

Ранее заполненную справку можно редактировать в сохранённом пакете. Откройте его, выберите нужного человека и раздел. Чтобы исправить ошибку, сначала сверьте значение с подтверждающим документом. Правка суммы меняет сведения внутри справки; добавление или удаление справки меняет состав пакета. Если исходник не открывается, воспользуйтесь инструкцией по открытию файла XSB.

1. В первых пяти строках раздела 1 «Сведения о доходах» дважды щёлкните по нужной ячейке с синими цифрами. Введите сумму с точностью до копеек. Нажмите Enter или перейдите мышью в другую ячейку.
2. Для строки «Иные доходы» нажмите кнопку открытия специальной формы. Ранее введённые данные в строках таблиц редактируйте через пиктограмму, расположенную в одной из ячеек нужной строки.
3. Чтобы удалить отдельную строку таблицы, нажмите на неё правой кнопкой мыши и выберите «Удалить». Аналогичный принцип ввода, редактирования и удаления данных описан для других разделов справки. Это действие не удаляет всю справку или пакет.
4. Сохраните исправленный пакет и перейдите к проверке файла и распечатки. Если сведения уже поданы, дополнительно проверьте условия официального уточнения в следующем разделе о подаче.

Вымышленный пример. Вместо 720 000,00 руб. в ячейке оказалось 72 000,00 руб. Если подтверждающий документ за нужный период содержит 720 000,00 руб., внесите эту сумму описанным способом. Разница составляет 648 000,00 руб. Пример показывает исправление значения, а не выбор состава доходов.

Замена заявителя и изменение состава пакета

Сначала определите объект операции. Строка сведений находится внутри справки. Отдельная справка относится к конкретному человеку. Весь пакет XSB объединяет справки одного заявителя за один период. Удаление строки или семейной справки не означает удаление всего файла.

Для добавления справки супруга откройте «Файл» → «Создать» → «Справка на супругу (супруга)». Для ребёнка выберите в том же меню «Справка на несовершеннолетнего ребенка (сын)/(дочь)». Аналогичные функции есть на панели «Структура пакета». Ещё один способ — кнопка «Создать справку на родственника» в разделе «Приложение» основной справки заявителя.

Если требуется удалить справку члена семьи, используйте следующий порядок. Перед удалением оставьте исходную копию пакета.

1. Если панель скрыта, откройте «Вид» → «Показать структуру пакета».
2. На панели «Структура пакета» наведите указатель на закладку справки нужного члена семьи. Нажмите правую кнопку мыши, выберите «Удалить» и подтвердите решение в появившемся окне.

Этот маршрут применяется к справке члена семьи. Он не является командой удаления всего пакета документов XSB. Удаление основной справки заявителя этим маршрутом также не подтверждено. Руководство ветви 3.x.x не даёт подтверждённой команды для этих двух операций; это не означает, что они невозможны во всех выпусках программы.

Замена заявителя предусмотрена как создание нового пакета со сменой ролей супругов, когда оба супруга представляют сведения. В текущем пакете должны присутствовать обе справки. При этом условии разблокируется пункт «Файл» → «Создать пакет на основе текущего с заменой заявителя».

Выберите этот пункт, прочитайте особенности операции в диалоге и подтвердите «Да». В новом пакете прежний супруг становится лицом, представляющим сведения, а прежний заявитель — супругом. Это смена ролей супругов, а не замена на произвольного человека. Проверьте получившийся состав и сохраните новый пакет отдельно.

Состав подаваемого пакета определите до этих операций. Наличие кнопки добавления или удаления само по себе не решает, нужно ли представлять сведения о супруге или ребёнке.

Проверка файла и распечатки после правок

После сохранения ещё раз сверьте человека, отчётный период, исправленные поля и состав пакета с документами. Отсутствие предупреждения СПО не подтверждает достоверность суммы или реквизитов.

• Запустите проверку заполнения обязательных полей. Она позволяет перейти к конкретному незаполненному полю. Перед печатью программа также предупреждает о пропущенных обязательных полях.
• В конце раздела «Приложения», расположенного после раздела 7, подтвердите достоверность и полноту данных после их проверки. Без этого подтверждения печать одной или всех справок заблокирована.
• Используйте анализ пакета для поиска распространённых расхождений между разделами. Сравнение с другой справкой из сохранённого XSB помогает увидеть изменённые и совпадающие поля. Рецензии отмечают замечания, напоминания и вопросы. Эти средства помогают проверить данные, но не гарантируют принятие справки.
• Проверьте предварительный просмотр. После исправлений рекомендуем распечатать целую исправленную справку и сверить её с сохранённым вариантом. Отдельная инструкция объясняет настройку печати справки.

Не путайте форматы: XSB хранит пакет справок, а XSBR используется для обмена рецензиями. При печати рецензии не отображаются.

Рукописные правки не допускаются. Подписи и пометки на линейных и двумерных штрихкодах запрещены. Листы одной справки не следует менять или вставлять в другие справки даже при идентичных данных. Подменять листы страницами, напечатанными в другое время, также не рекомендуется.

Как подготовить уточнённую справку и согласовать её подачу

Уточняющая, или уточнённая, справка нужна для повторного представления сведений, если в уже поданной справке есть ошибка, пропуск или неполные данные. Повторно представляют только справку, которая требует исправления. Первичная, основная подача и последующее уточнение отличаются целью представления. Название сохранённого файла само по себе не устанавливает статус подачи.

Для подготовки исправленного варианта сохраните копию исходника, откройте соответствующий пакет, выберите нужную справку и исправьте данные по документам. Затем сохраните результат, проверьте обязательные поля и распечатку. Это техническая работа с локальным XSB. Возможность отредактировать файл не означает, что официальное уточнение допустимо в любой момент.

В рекомендациях Минтруда на 2026 год за отчётный 2025 год сроки уточнения разделены по категориям:

Для кампании 2026 года за 2025 год последний из указанных сроков закончился 31 мая 2026 года. На 12 октября 2026 года он уже прошёл. Этот пример не устанавливает сроки будущих кампаний.

Уточнение сведений за предыдущие декларационные кампании не предусмотрено. Если лицо не представило сведения в период кампании, основания для уточнённых сведений отсутствуют. Редактирование локального файла этих условий не отменяет.

Перед передачей согласуйте с принимающим подразделением свою категорию и основание подачи, применимый срок, какие именно исправленные справки передать, требуемый печатный или электронный вид и способ передачи. Такое согласование помогает выбрать порядок подачи, но не продлевает срок. Для исправления файла используйте описанные выше действия открытия, редактирования и сохранения; не приравнивайте выбор имени XSB к оформлению официального уточнения.

Как создать новый пакет на основе прошлогодней справки

Чтобы использовать прошлогодние данные для нового отчётного периода, создайте отдельный рабочий файл. Сохранённые сведения служат основой для проверки и обновления, а не готовой справкой на следующий год.

1. Откройте пакет предыдущего периода и сразу выберите «Файл» → «Сохранить как…». Задайте имя, отличное от имени загруженного файла. Оставьте прежний исходник.
2. Проверьте, что работаете с новым файлом, и установите нужный отчётный период и дату.
3. Последовательно сверьте персональные данные и состав семьи, доходы, счета и остатки, имущество и обязательства с документами для нового основания и периода. Обновите изменившиеся сведения. Не оставляйте прежнюю сумму только потому, что она перенеслась из старой справки.
4. Сохраните результат, выполните анализ пакета и при необходимости сравните его с другой справкой из файла XSB. Проверьте каждое расхождение по документам, затем пройдите проверку перед цельной печатью.

Для служащего или работника в ежегодной кампании доходы относятся к предыдущему календарному году с 1 января по 31 декабря. Имущество, счета и обязательства проверяют по состоянию на 31 декабря этого года. Для кандидата и иных оснований применимые период и дата могут отличаться. Не переносите 31 декабря на любой случай; отдельно определите их для своей подачи.

В ветви 3.x.x предусмотрен мастер создания справки по образцу. Он позволяет отметить разделы и строки, которые нужно скорректировать, а также создать автоматические напоминания о проверке или исправлении поля. Если точный порядок запуска мастера в вашем выпуске неизвестен, используйте документированный путь через «Сохранить как…» и последовательно проверьте данные.

Создание пакета для нового периода не даёт права уточнять прошлую декларационную кампанию. Если сохранённого исходника нет, начните с инструкции по первому заполнению Справок БК.